Convention de traitement des données

Dernière mise à jour : 4 juin 2026

La présente Convention de traitement des données et ses annexes (la « CTD ») fait partie de la convention conclue entre Robotiq et le Client pour l’utilisation par le Client de la plateforme d’Auto-Integration de Robotiq nommée « IQ », y compris l’ensemble de ses modules, fonctionnalités, applications et services connexes mis à disposition par Robotiq de temps à autre (collectivement, le « Logiciel »).

En cas de conflit entre les modalités de la présente CTD et toute autre partie du Contrat de licence d’utilisateur final, la CTD prévaut pour la protection des Données personnelles.

1. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

1. Les mots et expressions suivants utilisés dans la présente CTD et les annexes auront les significations suivantes, sauf si le contexte exige une autre interprétation :

« Lois sur la protection des données personnelles applicables »

désigne l’ensemble de la législation et de la réglementation applicables régissant la collecte, l’utilisation et la communication de Données personnelles dans les territoires où le Client s’est abonné à l’utilisation du Logiciel, en particulier, le cas échéant, la Loi sur la protection des données personnelles dans le secteur privé — la « Loi du Québec »; la Personal Information Protection and Electronic Documents Act — « PIPEDA »; la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique — « PIPA BC »; la Personal Information Protection Act de l’Alberta — « PIPA AB »; le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne — le « RGPD », ainsi que toute autre législation, réglementation, recommandation ou opinion applicable remplaçant, complétant ou modifiant, étendant, reconstituant ou consolidant les Lois sur la protection des données personnelles applicables.

« Client »

désigne l’entité qui s’abonne au Logiciel. Il peut s’agir d’une personne physique ou d’une société.

« Responsable du traitement »

désigne la partie qui (seule, conjointement ou en commun avec d’autres personnes) détermine les fins pour lesquelles et la manière dont les Données personnelles sont ou seront traités, c.-à-d. le Client.

« Sous-traitant »

désigne une personne ou une entité qui traite des Données personnelles pour le compte du Client sur la base d’un contrat écrit formel, mais qui n’est pas un employé du Client, c.-à-d. Robotiq.

« Données personnelles »

désigne les renseignements qui se rapportent à une personne physique vivante pouvant être identifiée soit directement à partir de ces données, soit indirectement en conjonction avec d’autres données susceptibles d’entrer en la possession légitime du Client ou de Robotiq. Pour plus de clarté, les « Données personnelles » comprennent (i) les données liées aux projets destinées à un stockage et à une utilisation à long terme, et (ii) les données temporaires stockées localement sur des appareils mobiles à des fins opérationnelles.

« Incident de confidentialité »

désigne tout (i) accès; (ii) utilisation; (iii) communication non autorisée par la loi de Données personnelles; ou (iv) perte de Données personnelles ou toute autre atteinte à la protection de tels renseignements, tel que défini en vertu des Lois sur la protection des données personnelles applicables.

« Logiciel »

a le sens qui lui est attribué dans les attendus

« Utilisateur »

désigne une personne physique autorisée par le Client à utiliser le Logiciel. Les Utilisateurs peuvent comprendre les employés, consultants, entrepreneurs, mandataires ou autres tiers du Client.

2. QUALITÉ DES PARTIES

1. Dans la mesure où Robotiq traite des Données personnelles à titre de Sous-traitant, elle agit suivant les instructions et pour le compte du Client, agissant à titre de Responsable du traitement au sens du RGPD.

3. OBLIGATIONS DU CLIENT

1. Le Client déclare et garantit que tous les Renseignements personnels ont été et continueront d’être collectés, utilisés et communiqués conformément aux Lois sur la protection des données personnelles applicables et, lorsque cela est exigé, que tous les consentements nécessaires et valides ont été obtenus, et qu’il a fourni toutes les autorisations nécessaires pour permettre à ses Utilisateurs d’accéder au Logiciel et de l’utiliser. Le Client fournira les Données personnelles à Robotiq, accompagnés des autres renseignements que Robotiq peut raisonnablement exiger pour permettre à Robotiq de fournir le Logiciel.
2. Les instructions données par le Client à Robotiq à l’égard des Données personnelles seront en tout temps conformes aux Lois sur la protection des données personnelles applicables et seront sous forme écrite et dûment documentée. La CTD et l’Annexe 1 constituent les instructions du Client à Robotiq.
3. Le Client conservera le contrôle et la responsabilité de tous les Données personnelles et y aura un accès immédiat en tout temps.

4. OBLIGATIONS DE ROBOTIQ

1. En concluant la Convention, lorsque Robotiq agit à titre de Sous-traitant, le Client donne à Robotiq l’instruction de traiter les Données personnelles afin de fournir les fonctionnalités offertes par le Logiciel et tout soutien connexe au Client. Les activités de traitement de Robotiq à ces fins sont décrites plus en détail à l’Annexe 1.
2. Si Robotiq estime qu’une instruction du Client, visée à la section 3.2, constitue une violation des Lois sur la protection des données personnelles applicables, elle en informera le Client dans les meilleurs délais.
3. Le Logiciel est conçu pour minimiser l’utilisation de Données personnelles et n’est pas destiné à traiter des catégories particulières de Données personnelles au sens des Lois sur la protection des données personnelles applicables. Les Données personnelles traitées par Robotiq se limitent à ce qui est nécessaire à des fins telles que la gestion des comptes, la captation incidente par les fonctionnalités vocales et caméra du Logiciel, le soutien à la clientèle, ainsi que toute autre fonctionnalité similaire du Logiciel. Robotiq déploiera des efforts commercialement raisonnables pour anonymiser ou dépersonnaliser les Données personnelles traitées par l’entremise du Logiciel. Malgré ce qui précède, et dans la mesure où le Client ou ses Utilisateurs fournissent des Données personnelles supplémentaires par l’entremise du Logiciel, le Client reconnaît et convient que Robotiq est autorisée à utiliser de telles données — y compris les Données personnelles ainsi que des données agrégées, dépersonnalisées ou opérationnelles, qu’elles soient sous forme brute ou anonymisée — à la fois (i) pour fournir le Logiciel et les services connexes, et (ii) pour améliorer et développer IQ ainsi que d’autres produits, services et fonctionnalités de Robotiq qui sont liés au Logiciel ou relèvent du même domaine (à savoir l’automatisation et la robotique industrielles).
4. Robotiq conservera les Données personnelles dans le but de fournir le Logiciel, sans garantir une période de conservation précise. Le Client demeure responsable de maintenir ses propres sauvegardes. Robotiq supprimera les Données personnelles sur demande écrite du Client, ou conformément aux procédures relatives aux comptes inactifs décrites à l’Annexe 1 de la présente CTD, sauf lorsque la loi exige une conservation continue.

5. COOPÉRATION ET ASSISTANCE

1. Robotiq s’efforce de collaborer avec le Client, notamment en lui fournissant la documentation nécessaire pour démontrer le respect de l’ensemble de ses obligations, y compris en ce qui concerne les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la réalisation d’audits.

6. SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

1. Le Client convient que Robotiq peut faire appel à des Sous-traitants ultérieurs pour traiter des Renseignements personnels.

7. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES PERSONNELLES

1. Le Client reconnaît et accepte que la fourniture du Logiciel peut impliquer le traitement de Données personnelles par Robotiq ou ses Sous-traitants ultérieurs dans des pays extérieurs au pays dans lequel le Client ou les Utilisateurs sont établis, reconnus par une décision d’adéquation de la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat pour les Données personnelles, ou en utilisant des garanties adéquates exigées en vertu des Lois sur la protection des données personnelles applicables régissant les transferts transfrontaliers de données, telles que la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et, lorsque les Lois sur la protection des renseignements personnels applicables l’exigent, la conclusion des Clauses contractuelles types (Standard Contractual Clauses) jointes à l’Annexe 3.
2. Si une autorité gouvernementale dans le pays destinataire envoie à Robotiq une demande d’accès à des Données personnelles relatifs au Client, Robotiq informera le Client dans les meilleurs délais. Robotiq redirigera l’autorité gouvernementale afin qu’elle demande les Données personnelles directement auprès du Client, auquel cas Robotiq peut fournir à l’autorité gouvernementale ses coordonnées de base.
3. Si Robotiq est contrainte de communiquer les Renseignements personnels du Client à une autorité gouvernementale, Robotiq donnera à l’autorité gouvernementale un préavis raisonnable afin de permettre au Client de demander une ordonnance de protection ou tout autre recours approprié, sauf si la loi le lui interdit.

8. CONFIDENTIALITÉ

1. Robotiq s’efforce de veiller à ce que seuls ses employés qui doivent avoir accès aux Données personnelles pour permettre à Robotiq de remplir ses obligations en vertu de la CTD aient accès à ces renseignements.
2. Robotiq s’efforce de veiller à ce que l’ensemble de ces employés aient reçu une formation sur le droit de la protection des données, leur devoir de confidentialité contractuel et le soin et la manipulation des Données personnelles.

9. DROITS DES PERSONNES PHYSIQUES

1. Le Client informera et assistera les personnes physiques lorsqu’elles auront des demandes, questions, plaintes ou toute autre forme de communication. Si la personne physique communique avec Robotiq, Robotiq dirigera la personne physique vers le Client, sauf disposition contraire de la présente Convention de traitement des données.
2. Robotiq assiste le Client à l’égard de toutes les demandes pouvant être reçues des personnes physiques auxquelles se rapportent les Données personnelles.

10. MESURES DE SÉCURITÉ

1. Robotiq utilise des processus et procédures organisationnels et technologiques appropriés afin de garantir la sécurité de ses locaux et de protéger les Données personnelles contre toute utilisation, communication ou accès non autorisés, perte, destruction accidentelle ou illicite, vol, altération, déformation ou toute autre modification, telles que la anonymisation et le chiffrement des Renseignements personnels; la capacité de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience continues des systèmes et services de traitement; la capacité de rétablir la disponibilité et l’accès aux Données personnelles en temps utile en cas d’incident, ainsi qu’un processus visant à tester, évaluer et apprécier régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir la sécurité du traitement.

11. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

1. Robotiq avisera le Client de tout Incident de confidentialité, ou tentative d’Incident de confidentialité, qui pourrait avoir une incidence sur le traitement des Données personnelles visés par la présente CTD, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.
2. Uniquement sur approbation préalable du Client, Robotiq communiquera, au nom et pour le compte du Client, l’Incident de confidentialité aux personnes physiques sans délai indu, lorsque l’Incident de confidentialité est susceptible d’entraîner un préjudice sérieux.
3. Les Parties reconnaissent et conviennent que la présente Section 11.3 constitue un avis de Robotiq au Client de l’existence et de la survenance continues, ou des tentatives, d’incidents de sécurité infructueux pour lesquels aucun avis supplémentaire au Client ne sera requis. Les « incidents de sécurité infructueux » désignent, sans s’y limiter, les pings et autres attaques de diffusion contre le pare-feu de Robotiq, les balayages de ports, les tentatives de connexion infructueuses, les attaques par déni de service et toute combinaison de ces éléments, dans la mesure où aucun tel incident n’entraîne un accès, une utilisation ou une communication non autorisés de Données personnelles.

12. NULLITÉ

1. Si une disposition de la présente Convention de traitement des données est nulle et non avenue ou autrement inapplicable, les dispositions restantes demeureront pleinement en vigueur.

13. DURÉE ET RÉSILIATION

1. À la résiliation de la CTD, Robotiq supprimera l’ensemble des Données personnelles et toute copie existante, sauf si la loi exige la conservation des Données personnelles.
2. Les dispositions de la présente CTD demeureront en vigueur tant que Robotiq aura l’instruction du Client de traiter des Données personnelles sur la base de la Convention conclue entre le Client et Robotiq.
3. Les dispositions de la présente CTD relatives à la protection des Données personnelles survivront à la résiliation de la Convention.

14. LOIS APPLICABLES

1. La présente CTD sera régie et interprétée conformément aux lois applicables du Québec (Canada), et chaque Partie se soumet par les présentes à la compétence non exclusive des tribunaux appropriés.

ANNEXE 1 — TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Données personnelles et finalités

Le Client confie à Robotiq, notamment, le traitement des Données personnelles suivants. Il incombe au Client de s’assurer que tous les avis et consentements requis sont en place, tel que prévu à la section 1.6 du Contrat de licence utilisateur final, y compris à l’égard de toute personne dont la voix ou l’image pourrait être captée de façon incidente :

• toute donnée ou information contenue dans IQ et dans toute base de données, modèle ou autre document similaire soumis par le Client par l’entremise du Logiciel ou fourni par le Client à Robotiq dans le cadre des services accessoires fournis en association avec le Logiciel.
• toute donnée ou information stockée temporairement dans l’application 3D Scan, telles que (cette liste n’est pas limitative) les données de balayage 3D (LiDAR) et les images de la caméra (avec d’éventuelles personnes en arrière-plan) pour capter des balayages spatiaux 3D de l’environnement de palettisation, la vignette du balayage, la localisation pour étiqueter les balayages avec leur lieu de captation, le diagnostic.
• La captation vocale : l’audio enregistré par les fonctionnalités vocales du Logiciel pour activer les fonctions commandées par la voix, pouvant inclure de façon incidente la voix de personnes présentes lors de l’utilisation.

Accès

Robotiq stockera et traitera tous les Données personnelles de manière strictement distincte des Données personnelles qu’elle traite pour son propre compte ou pour le compte de tiers.

Seul le groupe de personnes suivant aura accès aux Renseignements personnels :

• Le développeur du système, le gestionnaire de compte, l’ingénieur de service de soutien, les administrateurs, les experts en TI des Sous-traitants ultérieurs engagés par Robotiq, exclusivement sur la base du « besoin de savoir » afin de soutenir l’exploitation technique, l’hébergement et, si nécessaire, le développement de l’application.

Durée

Les Données personnelles traités par Robotiq seront conservés pendant la durée suivante :

• Les Données personnelles doivent être conservés pendant la durée de vie du système jusqu’à ce que l’utilisateur les supprime. Les utilisateurs peuvent supprimer leurs données de balayage et leurs enregistrements vocaux en tout temps par l’entremise de la plateforme Robotiq IQ. Sinon, les demandes de suppression peuvent être soumises à support@robotiq.com et sont traitées dans les 30 jours suivant la vérification de l’identité.
• Robotiq peut supprimer les données associées aux comptes inactifs après avoir donné un préavis raisonnable (d’au moins 30 jours) à l’adresse courriel inscrite au dossier.

ANNEXE 2 — SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

Robotiq fait appel à des Sous-traitants ultérieurs dans les catégories suivantes pour soutenir l’exploitation, l’hébergement et la fourniture du Logiciel :

• Hébergement en nuage et infrastructure
• Fournisseurs d’IA et de grands modèles linguistiques (LLM)
• Services de reconnaissance vocale (parole-texte)
• Plateformes de soutien à la clientèle
• Services de courriel transactionnel
• Analytique de produit
• Suivi des erreurs et surveillance des applications
• Authentification et gestion des identités
• Stockage de fichiers
• Réseau de distribution de contenu (CDN)

La liste actuelle des Sous-traitants ultérieurs, indiquant leur nom et la catégorie de leur activité de traitement, est disponible sur demande écrite à support@robotiq.com. En signant la présente CTD, le Client est réputé avoir donné une autorisation écrite générale pour l’engagement des Sous-traitants ultérieurs divulgués dans cette liste, conformément à la Section 6 de la présente CTD.

ANNEXE 3 — CLAUSES CONTRACTUELLES TYPES

Les Parties conviennent que les Modules suivants des Clauses contractuelles types de l’UE (EU Standard Contractual Clauses) s’appliquent, selon le rôle du Client :

• Module 2 — Transferts d’un Responsable du traitement à un Sous-traitant s’applique lorsque le Client agit à titre de Responsable du traitement.
• Module 3 — Transferts d’un Sous-traitant à un Sous-traitant s’applique lorsque le Client agit à titre de Sous-traitant pour le compte d’un Responsable du traitement.

Dans chaque cas, les modalités et conditions suivantes s’appliquent au Module pertinent :