Politique de lutte contre la corruption

Approuvée par le Conseil d’administration le 6 novembre 2020
Entrée en vigueur le 1 er janvier 2021

I. Objet

ROBOTIQ INC. (collectivement avec les filiales de Robotiq inc., la “ Société ”)) a élaboré la présente politique de lutte contre la corruption (la " Politique ")) afin de garantir le respect du U.S. Foreign Corrupt Practices Act de 1977, tel que modifié (le " FCPA "), du U.S. Travel Act, du U.S. Domestic Bribery Statute, de la Loi sur la corruption d'agents publics étrangers (Canada), la Loi sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de l'économie (dite « Loi Sapin II » (France)), le Prevention of Corruption Act, Chapter 241 (Singapour) (le " PCA "), et toutes les autres lois et réglementations anticorruption applicables à nos activités (collectivement, les " Lois anticorruption "). La présente Politique s'applique à tous les administrateurs, dirigeants, employés de la Société ainsi que les personnes physiques qui travaillent en tant que travailleurs indépendants pour la Société à travers le monde. Notre conseil d'administration et nos cadres supérieurs ont à coeur d’éviter que nos activités soient entachées par la corruption et vous demandent de vous conformer à la présente Politique. En outre, nous nous attendons à ce que nos agents, consultants, représentants, lobbyistes, fournisseurs/vendeurs, revendeurs, distributeurs, courtiers en douane ou autres courtiers, sous-traitants, conseillers et autres partenaires d’affaires adhèrent aux principes énoncés dans la présente Politique. Veuillez transmettre toute question ou préoccupation au Responsable de la conformité de la Société dont les coordonnées figurent ci-dessous.

II. Énoncé de principe

Il est strictement interdit de promettre, d'offrir, de verser ou d'autrement autoriser que soit versé indûment de l'argent (tel qu'un pot-de-vin ou une ristourne) ou toute autre objet de valeur (tel qu'un cadeau, un avantage ou une faveur illégitime), directement ou indirectement, à tout employé ou fonctionnaire d’un gouvernement ou à toute autre personne en échange de tout avantage ou toute activité commerciale avec la Société ou ses partenaires, investisseurs, clients ou consommateurs. Il est également strictement interdit de solliciter, de demander ou d'accepter des paiements inappropriés ou tout autre objet de valeur de la part de toute personne en lien avec les activités de la Société. Vous êtes tenu de vous conformer à toutes les Lois anticorruption applicables lorsque vous rendez des services pour la Société.

Vous êtes tenu vous conformer à toutes les procédures de contrôle interne de la Société, y compris celles élaborées pour (i) assurer l'exactitude et l'exhaustivité des livres et des registres ou (ii) prévenir la corruption, les transactions intéressées, le détournement de fonds, la fraude, le blanchiment d'argent ou autres activités illégitimes.

La présente Politique ne fait l’objet d’aucune exception, même si nos concurrents se livrent à un comportement inapproprié ou si la corruption est une pratique acceptée dans un pays où nous opérons. Vous êtes tenu d'adhérer à l'esprit et à la lettre de cette Politique en ce qui concerne nos activités où que ce soit dans le monde.

III. Disposition anticorruption

Les Lois anticorruption vous interdisent et interdisent à la Société de promettre, d'offrir, de verser ou d'autrement autoriser le versement d'argent ou de tout autre objet de valeur, directement ou indirectement, à un fonctionnaire d’un gouvernement et à certaines autres personnes dans un but illégitime. On entend par "but illégitime" :

  • (i)influencer tout acte ou toute décision du bénéficiaire dans le cadre de sa fonction officielle;
  • (ii)inciter le bénéficiaire à accomplir ou à omettre d'accomplir un acte en violation de ses obligations légales;
  • (iii)obtenir tout avantage indu ; ou
  • (iv)inciter le bénéficiaire à influencer tout acte ou décision d'un gouvernement ou d'une instance gouvernementale,

afin d'obtenir, de conserver ou de contrôler des autorisations réglementaires, des contrats, des activités commerciales ou autres avantages.

Le FCPA interdit de verser des paiements indus à des fonctionnaires de gouvernements, d'entités affiliées à l'État et de partis politiques en dehors des États-Unis. Toutefois, l'octroi d'avantages indus, sur le territoire des États-Unis, à des bénéficiaires appartenant au gouvernement ou au secteur privé contrevient au U.S. Domestic Bribery Statute.

Outre les États-Unis, d'autres pays ont édicté leur propre législation anticorruption, notamment le Canada, la France et Singapour. La plupart de ces pays interdisent d'effectuer des paiements indus à des bénéficiaires du secteur public ou privé à l'intérieur de leurs frontières. Toutefois, plusieurs pays ont également adopté des lois similaires au FCPA qui interdisent les paiements indus en dehors de ces pays. L'existence de toutes ces lois signifie qu'une entreprise ou un individu peut être tenu responsable dans plusieurs pays pour le même acte de corruption. L'une des principales Lois anticorruption autres que le FCPA est le UK Bribery Act.

Compte tenu des interdictions générales prévues par le FCPA et d'autres Lois anticorruption applicables à la Société, la présente Politique interdit les pots-de-vin, les ristournes et l'octroi d'autres avantages indus à toute personne, entité ou organisation, y compris, mais sans s'y limiter, les employés, les fonctionnaires, les représentants ou les agences de tout/toute :

  • (i)gouvernement;
  • (ii)entité publique ou affiliée à un État, y compris, mais sans s'y limiter, un hôpital public, un institut de recherche, une entreprise de services publics, une université publique ou un fonds souverain;
  • (iii)organisation internationale publique telle que les Nations Unies ou la Banque mondiale;
  • (iv)parti politique, incluant le parti en question ainsi que les candidats à des fonctions publiques;
  • (v)organisation non-gouvernementale, incluant une fédération sportive telle que la FIFA ou le Comité international olympique; ou
  • (vi)entreprise du secteur privé.

Il pourrait vous être demandé de fournir un pot-de-vin ou un autre avantage indu en échange :

  • (i)de l'attribution d'un contrat, d'une opportunité de parrainage ou autre activité commerciale;
  • (ii)de la délivrance ou le renouvellement d'une concession, d'une licence, d'une entreprise, d'une construction ou autre permis ou enregistrement;
  • (iii)du succès du dépôt d’un enregistrement d’un brevet ou d’une marque de commerce;
  • (iv)d’une réduction non-permise de droits ou d'autres taxes;
  • (v)d’une garantie d’achat de terrains appartenant à l'État ou d'autres biens publics;
  • (vi)de l'évitement d’inspections obligatoires;
  • (vii)de l'obtention d'un résultat d'inspection favorable ou d’une décision de justice, même si les faits ou les circonstances ne le justifient pas; ou
  • (viii)de l'octroi de tout autre avantage indu.

La présente Politique vous interdit d'offrir des pots-de-vin ou tout autre avantage indu à toute personne dans le but d'atteindre l'un des objectifs énoncés ci-dessus.

La présente Politique pourrait faire l’objet d’une violation même si le pot-de-vin ne permet pas d'atteindre l'objectif pour lequel il a été prévu. Cela signifie qu'une personne peut enfreindre la présente Politique si elle fournit un paiement ou un avantage indu à un bénéficiaire et que ce dernier n'accorde pas d'avantage commercial ou autre avantage en retour. De plus, la simple offre ou promesse d'un pot-de-vin ou de tout autre avantage indu suffit pour constituer une violation de la présente Politique. Toutes les interdictions énoncées à la présente Politique s'appliquent, que vous utilisiez les fonds de la Société ou vos fonds personnels pour financer des paiements ou autres avantages indus.

La présente Politique vous interdit également de solliciter ou d'accepter des pots-de-vin, des ristournes ou d'autres paiements/avantages indus de la part des fournisseurs de la Société ou d'autres personnes en relation avec nos activités. Par exemple, vous contreviendrez à la présente Politique si vous faites en sorte que la Société surpaie un vendeur et que ce vendeur partage ensuite avec vous tout ou partie du paiement perçu en trop.

La présente Politique requiert que vous adhériez à des normes éthiques élevées et que vous respectiez toutes les lois applicables dans le cadre de la prestation de services pour la Société. Les violations du FCPA et d'autres Lois anticorruption se produisent généralement dans des circonstances qui entraînent des violations d'autres lois, y compris les lois concernant le blanchiment d'argent, le détournement de fonds, la fraude, les contrôles à l'exportation et les sanctions/embargos. Toute personne coupable est susceptible de faire face à plusieurs chefs d’accusation basés sur les mêmes faits.

IV. Exigences d'ordre comptable

La Société s'engage à tenir des livres, des registres et des comptes fidèles. Il vous est interdit de dissimuler l’octroi de pots-de-vin ou de falsifier toute autre transaction ou dépense. Vous devez vous conformer à nos procédures de contrôle comptable et éviter toute activité ou dépense non autorisée. Il vous est interdit d'utiliser des comptes « hors livres » ou d'autres caisses occultes.

V. Paiement de facilitation et de favorisation

La présente Politique interdit tous les paiements ou avantages à des fins de corruption, y compris les paiements dits " de favorisation " ou " facilitateurs " fournis à des fonctionnaires du gouvernement à titre personnel pour accélérer ou garantir des actions gouvernementales de routine (collectivement, des " Paiements de facilitation "). Veuillez noter que dans certains cas, les organismes gouvernementaux peuvent imposer des frais officiels qui peuvent être payés directement au nom d'une entité gouvernementale ou de l'entreprise elle-même, tel qu’indiqué dans les barèmes de frais publiés ou d'autres documents officiels. Ces frais officiels peuvent être payés pour accélérer la délivrance de passeports, de licences ou d'autres services, à condition qu'ils soient déposés auprès du Trésor public du gouvernement en question, qu'un reçu officiel dudit gouvernement soit transmis et que la dépense soit inscrite fidèlement dans les livres de la Société. Cependant, les Paiements de facilitation fournis au profit de fonctionnaires du gouvernement à titre personnel (c'est-à-dire qui ne sont pas déposés sur un compte officiel du Trésor public dudit gouvernement) sont contraires à la présente Politique.

VI. Intermédiaires et partenaires d'affaires

La présente Politique vous interdit de fournir des pots-de-vin ou autres avantages indus directement ou indirectement par l'intermédiaire de tiers tels que des représentants de vente, des agents, des consultants, des fournisseurs/vendeurs, des revendeurs, des distributeurs, des courtiers en douane ou autres courtiers, ou tout autres sous-contractants ou partenaires d’affaires (collectivement les " Intermédiaires "). Cette interdiction s'applique également dans les cas où nous faisons appel à un consultant externe (y compris un cabinet d'avocats ou de comptables) dans le but d’obtenir des permis ou des licences pour la Société. Plusieurs cas récents de violation du FCPA ou d’autres Lois anticorruption impliquent des tiers ayant amené des entreprises et/ou leurs dirigeants à enfreindre ces lois.

Vous, ainsi que la Société, pouvez être tenus responsables en vertu du FCPA et d'autres Lois anticorruption si vous autorisez un tiers à se livrer à de la corruption. Le FCPA va même jusqu’à tenir une société ou un individu responsable pour avoir fourni, promis ou autorisé le versement d'argent ou de tout autre objet de valeur à une personne (y compris un Intermédiaire) tout en sachant que tout ou partie de cet argent ou de cet objet de valeur sera utilisé par cet Intermédiaire ou cette personne à des fins de corruption. Cela signifie que vous et la Société pouvez être tenus responsables même si vous n'autorisez pas expressément ou ne donnez pas d’instruction à un Intermédiaire ou à une autre personne de verser un pot-de-vin, mais que vous savez toutefois que cet Intermédiaire ou cette autre personne le fera. Dans ce contexte, le terme "connaissance" est interprété de manière large pour couvrir (i) la possession d'informations avérées à l’effet qu'une personne se livrera à de la corruption ou (ii) un mépris délibéré, une ignorance délibérée ou encore un aveuglement volontaire quant aux actes de corruption de l'autre partie.

Compte tenu de ces risques, la présente Politique vous interdit de travailler avec des intermédiaires corrompus ou peu recommandables. Il est impératif que procédions à une vérification diligente à l'égard de nos représentants et vendeurs tiers qui interagissent avec des fonctionnaires ou des employés de gouvernements, de fonds souverains, d'entités/organisations appartenant ou affiliées à l'État (y compris les universités et hôpitaux publics), d'organisations internationales publiques, d'investisseurs ou de clients en relation avec les activités de la Société. Ces procédures de vérification diligente doivent permettre de garantir (i) qu'il existe une justification commerciale légitime pour la relation avec le tiers et (ii) que le tiers en cause n'a pas d'antécédents ou de réputation de corruption. En outre, les services de ces tiers ne peuvent être retenus et faire l’objet d’une rémunération que dans le cadre de contrats écrits conclus avec nous. À compter de la mise en oeuvre de la présente Politique, tout contrat signé devra contenir des clauses appropriées de conformité à la lutte contre la corruption. Le Responsable de la conformité de la Société gère nos procédures de vérification diligente et s’assure du maintien de clauses anticorruption obligatoires dans les conventions incluses avec des tiers. Vous devez vous entretenir avec le Responsable de la conformité avant de retenir les services de tierces parties.

Durant toute relation avec un Intermédiaire dont vous êtes responsable, vous devez surveiller ses performances pour vous assurer qu'il ne se livre pas à des activités qui soulèvent des problèmes relevant du FCPA/de la corruption. En vertu de la présente Politique, vous êtes tenu d’informer le Responsable de la conformité si vous apprenez qu'un Intermédiaire de la Société ou un autre contractant se livre à des pratiques de corruption ou autres pratiques inappropriées. De plus, tous les paiements effectués à des Intermédiaires ou autres fournisseurs doivent être déclarés avec exactitude dans nos livres et registres, conformément aux exigences comptables mentionnées ci-dessus.

VII. Cadeaux et marques d'hospitalité

Le FCPA et d'autres lois interdisent la fourniture d'argent ou d’objets de valeur à des fins de corruption ou autres fins impropres. Toutefois, les cadeaux, repas, divertissements, voyages et autres avantages à des prix raisonnables offerts à des fins de promotion commerciale ou de bonne foi peuvent être autorisés par le FCPA et d'autres Lois anticorruption dans certains cas. Par exemple, un stylo en plastique, un t-shirt, une tasse à café, un presse-papier, ou une casquette de valeur modérée et portant le logo de la Société n'enfreindra généralement pas le FCPA. Toutefois, un manteau de fourrure, une voiture ou des vacances soulèveront des préoccupations liées au FCPA et à d'autres aspects de la lutte contre la corruption, en particulier si ces avantages sont accordés à un fonctionnaire ou à une autre personne chargée de prendre des décisions en rapport avec les activités de la Société.

En plus de respecter le FCPA, vous devez également vous assurer que l'offre d'un cadeau ou d'un autre avantage ne viole pas les lois ou les politiques locales qui s'appliquent dans le pays où se trouve le bénéficiaire de l'avantage. Certains pays imposent des limites expresses à la valeur des cadeaux/avantages qu'un bénéficiaire peut accepter; d'autres pays interdisent totalement ces cadeaux/avantages même s'ils sont offerts sans intention de corruption ou d'abus.

Vous devez obtenir l'approbation générale ou particulière du Responsable de la conformité avant d'offrir des cadeaux, des repas, des avantages de voyage et d'autres marques hospitalités aux employés, fonctionnaires ou agents de tout gouvernement, parti politique, entité publique, organisation internationale publique ou client de la Société. Le Responsable de la conformité vous aidera à déterminer si l'octroi de l'avantage est autorisé par le FCPA et la législation locale. Si la dépense est approuvée, sa valeur et son objet commercial doivent être enregistrés avec précision dans les livres de la Société. Les cadeaux en argent sont strictement interdits. En outre, la présente Politique vous interdit d’offrir des cartes ou des chèques-cadeaux qui peuvent être facilement convertis en argent.

VIII. Autres activités

Des problèmes de corruption peuvent survenir dans un certain nombre d'autres cas, notamment (i) les coentreprises ou les accords de partenariat avec des partenaires douteux; (ii) les fusions ou acquisitions d’entreprises entachées de corruption; ou (iii) la contribution à des oeuvres politiques ou caritatives. Veuillez vous entretenir avec le Responsable de la conformité avant de vous engager dans ces types d'activités afin de vous assurer que des mesures de conformité anticorruption appropriées sont prises.

IX. Violations et conséquences

Toute violation de la présente Politique entraînera des mesures disciplinaires appropriées, y compris une rétrogradation, une réaffectation, de la formation supplémentaire, une probation, une mise à pied, voire un licenciement.

Le FCPA et les autres Lois anticorruption sont des lois pénales ayant une large portée juridictionnelle. Il est possible que des personnes soient tenues responsables en vertu de ces lois et d'autres Lois anticorruption, indépendamment de leur nationalité ou de leur pays de résidence. À la fois vous et la Société pouvez être soumis à des amendes et des sanctions substantielles, à des peines d’emprisonnement, à une radiation, à la perte de privilèges d’exportation ainsi qu’à d’autres conséquences en cas de violation.

X. Formations

Tout le personnel concerné doit suivre une formation anticorruption dispensée par la Société durant le processus d’intégration des employés et de temps à autre. La nature, le contenu et la fréquence de cette formation sera déterminée par le Responsable de la conformité en fonction de votre profil de risque. Nous encourageons tous nos partenaires d’affaires à offrir également une formation à leur personnel.

XI. Statut

La présente Politique ne fait partie d’aucun contrat de travail conclu avec vous et peut être modifiée à tout moment. La présente Politique doit être lue conjointement avec le Code de Robotiq.

XII. Certification

Veuillez signer le certificat qui figure à l’ Annexe 1 après avoir lu la présente Politique. La Société peut vous demander de signer un nouveau certificat conformité à la présente Politique sur une base périodique.

XIII. Signalements et questions

Vous avez l'obligation de signaler toute violation de la présente Politique au Responsable de la conformité, aux coordonnées suivantes:

Pascal Demers, directeur des finances
418-264-7514
compliance@robotiq.com

Tout signalement peut également être fait anonymement en ligne au : https://robotiq.link/compliance. Toutefois, nous vous encourageons à révéler votre identité afin que nous puissions assurer un suivi adéquat et enquêter sur les violations présumées. La Société veillera à ce que des mesures de confidentialité appropriées soient prises et aucunes représailles ne seront faites à l'encontre de toute personne ayant signalé des violations de bonne foi.

Vous devez également informer le Responsable de la conformité de toute demande de paiement ou d'autres avantages relevant de la corruption, inappropriés, illégaux ou inhabituels faite par des fonctionnaires ou des employés d'investisseurs, de vendeurs, de partenaires d’affaires, d'entités/organisations publiques ou de gouvernements. En signalant de tels faits, vous nous permettrez d'explorer les possibilités d'atteindre nos objectifs commerciaux sans avoir à interagir avec ces personnes ou à leur fournir des avantages illégitimes.

Nous vous invitons à nous faire part de vos questions ou commentaires constructifs concernant le contenu et la mise en oeuvre de la présente Politique dans votre secteur et/ou territoire respectif. Veuillez adresser ces communications au Responsable de la conformité. robotiq.